IngefactW
Sistema de presupuestos, facturación, control de cuentas corrientes, cauciones (retenciones), cajas y compras creado exclusivamente para la actividad notarial.
CARACTERÍSTICAS GENERALES
La eficiencia en el manejo de la facturación, la elaboración rápida y precisa de presupuestos, el estricto control de los ingresos y egresos de caja y cuentas corrientes, la seguridad en el control de valores posdatados y/o de distinto origen y moneda, el control de gastos y pagos a proveedores, es la clave del funcionamiento de una escribanía moderna y eficiente.
Por esta razón creamos IngefactW, el sistema que le permitirá entre otras cosas:
- La elaboración, archivo y emisión de presupuestos tanto por vía impresa como por e-mail.
- Trabajar en la modalidad "remito", emitiendo facturas proforma y luego confeccionando en forma automática una factura reflejando la sumatoria de conceptos de todas las proformas pertenecientes a un período determinado.
- Confeccionar facturas ya sea en base a presupuestos emitidos con anterioridad, facturas proforma ya emitidas, partiendo de un formulario en blanco o seleccionando los tipos de operación prefijados y elaborados a la medida de su operatoria.
- Poder ingresar pagos a cuenta o cancelatorios, en distintas monedas y tomando valores de acreditación inmediata o posdatados.
- Tener en todo momento posibilidad de emisión de una gran cantidad de reportes: cuentas corrientes, detalle de conceptos facturados, honorarios anuales, libro de IVA ventas, estadísticas, etc.
- Ingreso de importes retenidos, de comprobantes por pago de impuestos y/o servicios, cuenta corriente de retenciones, saldos generales o por cliente y liquidación de las mismas.
- Ingreso y egreso de dinero o valores de acreditación efectiva o posdatados a las cuentas corrientes bancarias, cajas de seguridad, etc.
- Control de valores emitidos/recibidos posdatados. Aviso en agenda de acreditación o débito de dichos valores.
- Registración y control de comprobantes de gastos, cuenta corriente con proveedores, emisión del libro IVA compras.
COMPROBANTES
Presupuestos: cálculo automático de proformas
El sistema se entrega con los conceptos y tipos de operaciones fijados en el arancel notarial de la jurisdicción del notario. El usuario puede determinar libremente nuevos tipos de operaciones y conceptos a facturar.
El cálculo de gastos se realiza en forma automática ingresando solamente el monto o la valuación. El sistema es totalmente flexible permitiendo agregar o eliminar conceptos, modificar cantidades, importes unitarios y totales por item.
Facturas, Notas de Crédito, Notas de Débito
Los datos de los clientes se ingresan una sola vez. La impresión de las facturas se realiza sobre el diseño Standard provisto por Ingesis con posibilidad de su adaptación (personalización) a los formularios existentes en la escribanía.
En ningún caso el sistema requiere la homologación por autoridad fiscal ya que se utilizan formularios con su numeración impresa.
Remitos: control efectivo de trabajos pendientes de facturar
Esta modalidad tiene un doble objetivo: saber con precisión qué trabajos se han entregado al cliente y se hallan pendientes de facturar y, llegado ese momento consolidarlos generando la factura automáticamente.
De esta forma se obtiene, sobre todo con clientes habituales, un efectivo control de los trabajos realizados y se facilita la emisión de la factura.
CUENTAS CORRIENTES
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Estados de Cuenta, Cuentas Corrientes:
Las facturas no abonadas ingresan directamente en la cuenta corriente del cliente.
Permite llevar estados de cuenta (listando solo los comprobantes pendientes de cobro o pago), cuentas corrientes de clientes (listando todos los comprobantes emitidos entre dos fechas determinadas) y consulta de saldos en forma inmediata. -
Cobranzas, Afectación:
Pueden asentarse pagos en distintas monedas, cheques y otros títulos, emitiendo el correspondiente recibo.
Los listados de cobranzas pueden ser totales, por categoría y por cliente.
El operador decide libremente a qué facturas pendientes imputar los pagos. En caso de moneda extranjera permite elegir el tipo de cambio.
Es posible afectar pagos a varias facturas distintas en la proporción que desee el operador. -
Procesos contables, Libros de IVA:
El sistema emite los diarios de IVA ventas e IVA compras listos para ser volcados a los libros rubricados.
En todo momento es posible emitir una gran variedad de reportes y estadísticas.
Emite listados estadísticos por conceptos facturados como ser impuestos retenidos en un período determinado y honorarios anuales a fin de facilitar la confección de presentaciones y declaraciones juradas.
CAUCIONES DE CLIENTES (RETENCIONES)
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Retenciones a clientes:
Incluye un subsistema de seguimiento de los importes retenidos a terceros. Permite establecer con certeza el origen, aplicación y los saldos de los fondos retenidos. Prevee la utilización de diferentes medios de pago (pesos, monedas extranjeras, etc.) llevando un perfecto control de las conversiones entre las mismas (por ej.: venta de dólares retenidos para pagar liquidaciones en pesos) con el registro de las fechas y tipos de cambio con que fueron realizadas.
Informa el total de las retenciones efectuadas, el saldo de cada cliente y, además, emite liquidación y recibo de los importes a reintegrar con especificación de detalle.
MULTIMONETARIO
- Maneja múltiples signos monetarios (pesos, dólares, euros, bonos, etc.)
- El usuario puede agregar nuevas monedas y fijar libremente los tipos de cambio para cada una.
- Los estados de cuenta reflejan los movimientos discriminando moneda por moneda.
MÓDULO IFE - FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
INGESIS implementó el módulo IFE de facturación electrónica para ayudar a los profesionales a cumplimentar las disposiciones de las RG 2485 y RG 1361 de la AFIP.
El módulo IFE implementa las funciones de facturación electrónica y su correspondiente registración, para los dos regímenes instituidos por dichas normas, a saber, RECE y RCEL. Esto permite facturar en un mismo puesto de trabajo a profesionales comprendidos en las tres modalidades existentes: facturas preimpresas, RECE y RCEL.
Operatoria RECE
Implementa la tramitación del CAE para cada factura, vía "web services", en tiempo real, por internet. El usuario arma la factura en IngefactW con exactamente el mismo procedimiento que utiliza para llenar una factura preimpresa. Al oprimir el botón "Guardar" el programa tramita automáticamente el CAE. La factura resultante se puede imprimir sobre hojas en blanco o enviar via email al destinatario en formato PDF.
Implementa la exportación de datos al módulo SIRED de Siap para resolver la registración electrónica según la RG 1361.
Operatoria RCEL
El usuario arma la factura en IngefactW con exactamente el mismo procedimiento que utiliza para llenar una factura preimpresa. Luego transcribe los datos a los casilleros del comprobante a los correspondientes del "Comprobante en línea" de uso obligatorio en esta operatoria.
Implementa la exportación de datos a los módulos Citi Ventas y Citi Compras de Siap.
INGEFACTW - CAJAS
IngefactW - Cajas es el sistema de Cajas, administración de cuentas corrientes y documentos en cartera de IngedatW.
Mediante el mismo es posible llevar un preciso control de los ingresos, egresos, transferencias, operaciones de cambio o movimientos monetarios de cualquier índole que hayan sido realizados en cualquier moneda, bono o documento.
Basado en el concepto de que "Caja" es cualquier lugar donde se pueda almacenar valores o dinero en efectivo, IngefactW - Cajas le permitirá crear y manejar "cajas" libremente. Un ejemplo de caja sería el lugar donde se almacena el dinero para los gastos diarios (que a su vez podría estar dividido en pesos efectivo, dólares efectivo, cheques de terceros, etc.), otro ejemplo sería una caja de seguridad bancaria, una cuenta en el exterior, etc.
- Al realizar transacciones entre cajas que poseen distinta paridad cambiaria, permite la conversión entre monedas y/o bonos tomando en cuenta tipos de cambio y dejando claramente registrados los movimientos involucrados.
- Permite realizar la conciliación bancaria de una manera rápida y confiable
- Permite conocer en todo momento la posición de los valores posdatados entregados y recibidos.
- Al ingresar o egresar valores postdatados puede relacionar éstos con su agenda o la agenda de la persona encargada del tema dentro de la escribanía, estableciéndole plazos de aviso previos a que los valores sean acreditados o debitados, evitando las corridas de último momento o las llamadas del banco notificándole de la situación.
- Posee distintos reportes referidos al manejo de las cajas:
- Listados de Diario: Permiten conocer en detalle los movimientos diarios con la finalidad de revisar extractos bancarios, diferencias en el arqueo de caja, etc.
- Listados de Mayor: Genera un reporte entre fechas, mostrando el saldo inicial, los movimientos y el saldo final de todas las cajas o de aquellas que se especifiquen.
- Listado de Presupuesto: Permite conocer un detalle de los ingresos y egresos en un período de tiempo determinado, mostrando los valores postdatados como si efectivamente se hubieran debitado o acreditado. Esto posibilita tener una visión concreta de como se alterarían los saldos en base a los valores postdatados emitidos y recibidos.
INGEFACTW - COMPRAS
IngefactW - Compras agrega a IngedatW la posibilidad de tener un preciso control de los gastos realizados por la escribanía, pudiendo manejar las cuentas corrientes con cada uno de los proveedores, asentar pagos a cuenta o contra entrega y cualquier otro tipo de condición pactada.
Dispone de una nómina de proveedores permitiendo tener a mano en todo momento sus teléfonos, horarios, contactos, etc.
Los comprobantes se ingresan con todos los datos que sean necesarios: proveedor, número de comprobante, moneda, tipo de cambio, alícuota de IVA, etc.
Los comprobantes pueden ser ingresados en cualquier moneda de origen.
También permite el ingreso de las distintas alícuotas de IVA que pudieron haber sido aplicadas al gasto.
Se pueden ingresar pagos parciales a las facturas de gastos, anticipos, etc.
A través del mayor de gastos podrá obtener en todo momento en forma resumida o detallada un listado de todos los gastos realizados en un período determinado, totalizado por rubro.
Con el listado de pagos podrá contar con una poderosa herramienta que le permitirá determinar que pagos se han realizado en general para todos los proveedores o en particular para un proveedor dado en un período determinado.
Mediante los informes de cuentas corrientes tendrá acceso a los movimientos de comprobantes y pagos realizados a cada proveedor en particular.
COMPARATIVO DE VERSIONES
Existen 3 versiones de IngefactW: una que llamamos Mini, otra que llamamos básica y una tercera que llamamos Full, aquí se describen las posibilidades de cada una de ellas:
| Funciones | Versión Mini | Versión Básica | Versión Full |
|---|---|---|---|
| Listado de clientes | ● | ● | ● |
| Confección de presupuestos | ● | ● | ● |
| Confección de remitos | ● | ● | ● |
| Confección de facturas, notas de débito y crédito | ● | ● | ● |
| Cuentas Corrientes | ● | ||
| Estados de cuenta (muestra solo los cpbtes pendientes de cobro) | ● | ||
| Cobranzas en múltiples monedas / medios de pago | ● | ||
| Imputación de cobranzas a facturas / notas de crédito / notas de débito | ● | ||
| Seguimiento de importes retenidos a terceros (cauciones) multimonetario | ● | ● | |
| Estado de cuenta de cauciones | ● | ● | |
| Liquidación de cauciones | ● | ● | |
| Listado de comprobantes emitidos | ● | ● | ● |
| Libro de IVA Ventas | ● | ||
| Listado de conceptos facturados | ● | ● | ● |
| Listado de Cobranzas | ● | ||
| Actualización de programas y valores de conceptos vía internet | ● | ● | ● |
A todas las versiones se les puede adicionar el módulo opcional "RECE" o "RCEL" que permite emitir facturas electrónicas
En caso de adquirir la versión Mini o la Básica en el futuro podrá migrar a la versión full sin perder los datos ingresados.